soorten gesprekken

 Bij de  verschillende soorten gesprekken is de opbouw wel hetzelfde maar  het  accent is toch anders.

Telefoongesprek

Het  is  meestal een kort en zakelijk gesprek. en het heeft  betrekking op een kerndoel. Je  informeert bijvoorbeeld naar een cliënt die pas is overgeplaatst. Omdat  de ander je niet  ziet moet je laten horen dat je er bent. Dus  regelmatig reageren, samenvatten en hummen.

-aanloopfase

 je groet  kort en duidelijk zodat  de ander weer wie je bent.

-planningsfase

Je geeft kort en krachtig aan  waar het  gesprek over gaat.

-slotfase

Je besteedt aandacht aan de samenvatting of aan de afspraken.

Baliegesprek

Een kort gesprek aan de balie met een cliënt  of een bezoeker.

-aanloopfase

Begroeten en contact maken. Laat zien dat je bereid bent om te helpen.

-Rollen en doel van het gesprek bepalen. In deze fase  wordt  duidelijk wat je wel en niet kunt  doen om de ander te helpen.

-themafase

Als je de goede hulpvraag stelt kun je de ander snel verder helpen.

-slotfase

Je vat  het  gesprek  kort samen en vraagt of de ander tevreden is.

Intakegesprek

Je  voert een intakegesprek om de gegevens van de  cliënt te verzamelen en zijn hulpvraag duidelijk te krijgen.

Je geeft aan de cliënt informatie over jouw organisatie en over de regels en de  protocollen.

Je  vraagt naar cliëntinformatie  die van belang is  voor de opname.

Je stemt de  verwachtingen van elkaar af.

-aanloopfase

Begroeten en social talk. Je besteedt aandacht aan een goede sfeer.

-planningsfase

Je geeft het  doel van het gesprek weer en de werkwijze.

themafase

Informatie geven en vragen.

-slotfase

Vragen naar onduidelijkheden.Het is belangrijk dat de cliënt weet wat hij kan verwachten van de organisatie en de organisatie weet wie de cliënt is.

Kennismakingsgesprek

Dit gesprek voer je om elkaar beter te leren kennen. Als professional wil je meer weten over de achtergrond van de cliënt. Een kennismakingsgesprek volgt vaak na het intakegesprek.

- aanloopfase

Begroeten en social talk. Het is vaak een eerste ontmoeting. Zorg dat je gesprekspartner op zijn  gemak is.

-planningsfase

Je  verduidelijkt het  doel en de rollen. 

-themafase

Laat onderwerpen aan bos komen  waarover je meer wil weten van de ander.

-slotfase

Geef een samenvatting van de  belangrijkste punten. Vraag of alles duidelijk is.

Sollicitatiegesprek

Als er een vacature vrij komt in de organisatie waar je werkt kun je  gevraagd worden plaats te nemen in de sollicitatiecommissie. Je  voert  dan samen met  andere collega´s  een sollicitatiegesprek met kandidaten.

-aanloopfase

Begroeten en social talk.Je besteedt aandacht aan de sfeer, Je wil dat degene die solliciteert zich op zijn gemak voelt.

-planningsfase

Maak gespreksafspraken zodat de sollicitant weet  hoe het gesprek gaat lopen.

-themafase

Stel die vragen die nodig zijn om te beoordelen of de  sollicitant degene is die je zoekt. De sollicitant wil  natuurlijk van alles weten over de sollicitatie  dus je moet  hem ruimte geven om vragen te stellen.

-slotfase

Evalueren,je herhaalt de afspraken en neemt afscheid.

Evaluatiegesprek

Je  gaat na of de bepaalde afspraken handelingen en acties succesvol  zijn geweest. Je  zet de feiten nog eens op een rijtje.

-aanloopfase

Social talk om een goede sfeer te creëren.

-planningsfase

Je benoemt het  doel van het gesprek en de werkwijze zodat de cliënt weet wat hij kan verwachten.

-themafase

Je bespreekt de feiten concreet en duidelijk. Je vraagt door op de relevante onderwerpen zodat je een duidelijk beeld krijgt van de situatie.

-slotfase

Vat de afspraken samen en noteer ze SMART. Vraag of alles duidelijk is voor de cliënt.

Klachtengesprek

Als je ergens ontevreden over bent kun je een klacht indienen. In een klachtengesprek maakt de  cliënt zijn klacht kenbaar. Hij wil zijn klacht toelichten en serieus genomen worden. Je moet met een open houding luisteren en een veilige sfeer creëren.

-aanloopfase

Social talk helpt de sfeer positief te beïnvloeden.

-planningsfase

Werkwijze, doel en rol afstemmen.

-Themafase

Je stelt gerichte vragen om de klacht concreet te krijgen.Je kijkt samen naar oplossingen en alternatieven.

- Slotfase

Je evalueert het gesprek en peilt de tevredenheid. Je vat de afspraken samen en neemt afscheid.

Slechtnieuwsgesprek

Het is nooit leuk om slecht nieuws te brengen. Het is niet  goed om  om de hele brei heen te draaien.In plaats daarvan breng je krachtig het slechte nieuws over.Je laat de ander reageren en toont empathie.Je moet goed voorbereid zijn op het gesprek.

-aanloopfase.

Een korte begroeting

-planningsfase

Houd het kort. Gebruik een inleidende zin.

-themafase

Je komt direct tot de kern. Bijvoorbeeld een stagegesprek dat een stage niet verlengd gaat  worden. Je laat de ander reageren. Hij kan boos of verdrietig zijn. Je toont begrip voor de gevoelens. Eventueel zoek je samen naar oplossingen.

-slotfase

Als er afspraken zijn gemaakt, vat je die samen. Je vraag of ze duidelijk zijn. Daarna neem je afscheid.

Voorbeeld slechtnieuwsgesprek:

Goedemorgen Fraukje. Ga zitten. Ik wil het met je hebben over je stagecontract. We gaan het niet verlengen.

Functioneringsgesprek

Dit gesprek gaat tussen de leidinggevende en de medewerker. Het  doel is het  bespreken van de samenwerking en het  functioneren van de medewerker.Het  vindt een keer per jaar plaats met een vaste structuur.

-aanloopfase

Begroeten en social talk.

-planningsfase

Je bepaalt het doel, de werkwijze en de onderwerpen.

-themafase

Je bespreekt de onderwerpen. Je bespreekt de verbeterpunten. Daar maak je afspraken over.

-slotfase

Je evalueert het gesprek, vat  samen en  herhaalt de afspraken.

Kritiekgesprek

Als je het niet eens bent met  het  gedrag van een medewerker voer je een kritiekgesprek.Het  doel van het gesprek is gedragsverandering. Het  gaat niet om iets incidenteel maar structureel onwenselijk gedrag. Daarnaast is er een kennisdoel en een houdingsdoel. Een goede voorbereiding met voorbeelden is belangrijk.

-aanloopfase

Je begroet de ander kort

-planningsfase

Je benoemt de aanleiding van het gesprek. Je bepaalt de rollen,het  doel en de werkwijze.

-themafase

Dit komt aan bod:

-Het kritiekpunt.

- Je geeft de ander de ruimte om te reageren op de kritiek.

-Je achterhaalt de mogelijke oorzaak.

-Je bespreekt een mogelijke oplossing.

-slotfase

Je legt de afspraken vast en sluit het gesprek af.

Een dilemma

ik was pedagogisch medewerker op een BSO . Ik begeleidde kinderen van 4 tot en met 8 jaar. Ik deed creatieve activiteiten en hielp ze in hun ontwikkeling.

Op een gegeven moment was de groep maximaal bezet. De kinderen werden er onrustig van. Er waren afspraken gemaakt zoals prikkelarme momenten. Zo begonnen ze de middag met voorlezen. Een collega wilde zich niet aan de afspraken houden.

Op een dag was de groep ook weer erg onrustig. Ik ging voorlezen maar mijn collega deed dat niet. Het  deel van mijn  collega stoorde mijn kinderen en mijn kinderen klaagden dat ik voorlas terwijl de andere  kinderen niet  hoefden te luisteren. Het  kostte mij dus extra moeite om mijn kinderen onder controle te houden. Ik  had er genoeg van. Wat  moest ik doen?

Ik kan mijn collega aanspreken dat ik veel last heb van haar kinderen en dat zij ook zou voorlezen

of

ik kan  mijn collega  na het  werk even vragen of ze tijd heeft om wat te bespreken.

Ik zou voor de laatste optie gaan want  kinderen hoeven niet te weten dat wij het niet met elkaar eens zijn.